Vsi trije nasveti so sila preprosti in logični. Vendar se v praksi žal zatakne pri njihovi izvedbi. Zato so v vsakem nasvetu opisani tudi načini za lažjo praktično izvedbo.

1. Vzpostavite skupen seznam aktivnih nalog in projektov.

Skupen seznam aktivnih nalog in projektov je ključen, če želite obvladovati dogajanje v podjetju. Saj je osnova za naslednji dve točki.

Praktična izvedba

V programu za delo s tabelami (npr. Excel) si nastavite seznam aktivnih nalog in projektov z naslednjimi stolpci: Naročnik, Opis naloge/projekta, Datum roka naloge/projekta, Nosilec naloge/projekta.

Tako boste vedno vedeli, katere so aktivne naloge in projekti v podjetju. Hkrati boste vedeli tudi kdo je naročnik, kdo je pri  vas odgovoren za nalogo/projekt in najbolj pomembno kdaj je rok končanja.

To prvo točko je večina podjetij tudi že izvedla. A zatakne se pri drugi točki.

2. Določite čas v tednu, ko morajo vsi zaposleni osvežiti stanja nalog in projektov v podjetju.

Ta točka je ključna, če želimo imeti aktualen pregled nad stanjem nalog in projektov . In običajno se tukaj tudi zatakne.

Praktična izvedba

V tabelo iz prve točko dodajte še stolpca: Stanje naloge/projekta, Procent dokončanja naloge/projekta.

Določite čas, ko morajo nosilci naloge/projekta osvežiti trenutno stanje svoji nalog. To je lahko recimo v petek proti koncu delovnega dne, ali  recimo v ponedeljek zjutraj. V tistem času naj nosilci osvežijo naslednje:

V stanje naloge/projekta vpišejo: Ali se naloga/projekt še ni začel izvajati, ali se je že začel izvajati, ali se je že končal, ali je že tudi dokončno obračunan in podobno.

V procent dokončanja naloge/projekta vpišejo: Ali je četrtina (25%), ali že polovica (50%) naloge/projekta končana. In hkrati z rdečo barvo označijo naloge/projekte, ki so kritični glede na preostanek dela in bližajoči rok.

Tako boste VEDNO vedeli, kakšno je STANJE aktivnih nalog in projektov. Katere naloge/projekti so kritični glede na količino preostalega dela in bližajoči se rok končanja.

Možne težave pri izvedbi

Več ko je nosilcev nalog in projektov v podjetju, večja je verjetnost, da se bodo križali pri svojem delu z Excelovo tabelo. V takem primeru raje uporabite kakšen preprost program za spremljanje projektov, kjer lahko več uporabnikov hkrati osvežuje stanja nalog in projektov.

3. Dokumentirajte vso dogajanje na projektu in shranjujte vse na eno skupno mesto.

Ta točka je najprej pomembna za to, da boste imeli vse obstoječe dokumente, datoteke in e-pošto na projektu pregledno shranjeno . In kot drugo, da boste zabeležili vsako spremembo in dogovor na projektu ter ga prav tako shranili na to skupno mesto.

Praktična izvedba

Na strežniku ali na računalniku do katerega imate vsi dostop, ustvarite skupno mapo Projekti. Znotraj mape ustvarite za vsak projekt svojo podmapo.

Pri tem je pomembno, da papirnate dokumente poskenirajte in jih nato skupaj z ostalimi projektnimi datotekami shranjujete na skupno mesto. Prav tako ne pozabite na e-pošto. Tudi e-pošto morate vsi shranjevati iz svojih predalov Prispelo v skupno mapo. Kot tudi kontaktne podatke. V Outlooku lahko e-pošto kot tudi stike shranite v obliki datotek. In te datoteke shranite v skupno mapo.

Ena pomembnejši stvari je tudi, da si nastavite posebno datoteko (npr. v Wordu) v katero si beležite vse spremembe in dogovore na projektu.

Tako se vam NE bo več dogajalo, da iščete dokumente, e-pošto, zabeležke dogovorov in podobno, najprej po svoji mizi in svojem računalniku in nato še po mizah in računalnikih sodelavcev. Ali da spet na najdete zabeleženega dogovora.

Možne težave pri izvedbi

Če je v podjetju več kot 5 uporabnikov računalnikov, ali če imate na vaših nalogah in projektih večje količine dokumentov, boste imeli težave z razporejanjem dokumentov (e-pošta, ponudbe, pogodbe, poročila, zapisniki, dopisi, računi prispeli, računi izdani in še mnogo drugih) po raznih podmapah, da jih boste sploh lahko našli.

Pojavijo se lahko tudi težave pri dodeljevanju pravic dostopa posameznikom, da vsi ne vidijo tistih dokumentov, ki se jih ne tičejo, čeprav spadajo na projekt.

V takšnem primeru raje uporabite preprost program, ki v enem programu vsebuje projektno vodenje in dokumentni sistem in preprosto reši zgoraj omenjene težave. Hkrati vam prihrani ogromno klikanja in časa pri shranjevanju in iskanju dokumentov.

Manto Insight je preprost program, ki v enem programu združuje projektno vodenje in dokumentni sistem . Nekatera podjetja ga uporabljajo že več kot 10 let. Uporabniki pravijo, da si ne predstavljajo, da so včasih morali delati brez programa.

V kratki pol urni predstavitvi lahko tudi sami spoznate, zakaj si uporabniki NE ŽELIJO biti več brez njega.

Pokličite nas na telefon 02 300 1 300 ali nam pošljite e-sporočilo na info@rolan.si in se dogovorite za predstavitev.